Pertanyaan:
Bu Rossa, baru sebulan yang lalu saya diangkat menjadi team leader untuk sebuah project yang cukup penting di perusahaan. Anggota tim saya cukup banyak, ada 20 orang dengan karakter, kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Saya dituntut untuk dapat membagi dan mendelegasikan tugas pada setiap anggota tim dengan tepat agar hasil yang diharapkan dapat tercapai.
Mohon advisnya Bu, bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan secara efektif dan efisien
Jawaban:
Apa yang dimaksud dengan delegasi? Menurut Charles J Keating, delegasi adalah upaya pemberian sebagian tanggung jawab kepada pihak lain. Dari kamus Cambridge, delegasi didefinisikan sebagai sekelompok orang yang dipilih untuk mewakili kelompok yang lebih besar.
Tujuan dan manfaat delegasi untuk para leader adalah agar bisa lebih fokus pada pekerjaan lain yang lebih penting seperti membuat keputusan, dan membantu para leader dalam menilai dan membuat kebijakan yang tepat.
Untuk para anggota tim atau bawahan tujuan dilakukannya delegasi adalah agar setiap anggota dalam organisasi memiliki peran penting sesuai dengan kemampuannya, memotivasi setiap anggota tim untuk lebih fokus pada target dan kualitas yang ingin dicapai serta membuat para anggota tim berkembang dan bertumbuh serta sebagai media pembelajaran.
Cara Melakukan Delegasi Seorang Leader
Dilansir dari artikel Harvard Business Review berjudul "8 Ways Leaders Delegate Successfully", penulis Jeffrey Pfeffer dan Charles O'Reilly mengatakan bahwa ada bukti yang menunjukkan bahwa delegasi lebih memungkinkan untuk pembuat keputusan dapat meningkatkan produktivitas, moral dan komitmen, dan itu semua mempengaruhi budaya perusahaan.
Beberapa cara berikut dapat membantu para atasan untuk bisa mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada para anggota timnya seperti:
1. Pilih orang yang tepat
Memilih orang yang tepat bukan selalu tentang siapa yang dapat melakukannya, tapi juga bisa dengan siapa yang butuh untuk meningkatkan kemampuannya, siapa yang memiliki kapasitas untuk mengerjakannya, siapa yang terlihat tertarik, siapa yang siap untuk untuk tantangan ini, siapa yang melihat pekerjaan ini sebagai penghargaan.
2. Jelaskan tugas dan tanggung jawab
Ketika sudah memilih orang yang tepat untuk suatu pekerjaan, pastikan bahwa orang yang dipilih sudah benar-benar mengerti tanggung jawab dan seberapa besar tanggung jawab yang dipikulnya itu. Karena orang-orang sering ingin mengetahui seberapa besar tanggung jawabnya terhadap tugas, tim, teknik dan waktu.
3. Jelaskan hasil yang diharapkan
Setelah menjelaskan pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepada seseorang, jelaskan hasil yang diharapkan dari pekerjaan tersebut secara detail. Hal ini termasuk menjelaskan ekspektasi tentang hasil (apa ini), bagaimana tugas tersebut sesuai dengan gambaran yang lebih besar (mengapa kita melakukan ini), dan kriteria untuk mengukur kesuksesan (bagaimana hasilnya terlihat ketika selesai dikerjakan).
4. Pastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan
Dalam menjalankan tanggung jawab dan pekerjaan pastikan tim atau orang yang mengerjakannya memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan, baik itu pelatihan, pendanaan, peralatan, waktu, ruang pribadi untuk diri sendiri, prioritas yang disesuaikan atau bantuan dari orang lain.
5. Buat daftar untuk umpan balik
Tetapkan checkpoint, kejadian penting dan jeda sebagai umpan balik kepada atasan. Membuat checkpoint hal-hal penting yang terjadi atau sudah dilakukan penting untuk mempertanggungjawabkan pekerjaan, juga untuk membuat delegator tahu kelebihan dan kelemahan orang tersebut atas pekerjaan yang dilakukan.
6. Berikan kesempatan untuk mengeksplorasi
Pada saat mendelegasikan suatu pekerjaan kepada anggota tim, berikan mereka kebebasan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dengan cara yang lebih kreatif untuk mencapai tujuan bersama.
7. Ciptakan lingkungan yang memotivasi
Ciptakan lingkungan yang membuat anggota tim termotivasi untuk mengerjakan pekerjaan mereka dan mencapai tujuan bersama organisasi.
8. Toleransi risiko dan kesalahan
Setiap orang pastinya memiliki kelemahan dan kesalahan, begitu juga dalam mengerjakan sesuatu pastinya orang diberikan tanggung jawab pekerjaan terkadang melakukan kesalahan atau kekurangan dalam mengerjakan pekerjaannya.
Tips Mendelegasikan Tugas
Cara melakukan delegasi mungkin terlihat tidak begitu sulit, tapi delegasi bisa dapat dilakukan dengan mudah dilakukan namun juga bisa sulit untuk dilakukan. Dilansir dari artikel Harvard Business Review berjudul "To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well" mengemukakan beberapa tips melakukan delegasi dalam semua tingkat pekerja, antara lain :
1. Mulai dengan alasan
Ketika seseorang tidak mengerti tentang mengapa sesuatu harus dilakukan dan kenapa mereka cocok untuk pekerjaan tersebut, mereka kurang peduli untuk melakukannya.
2. Menginspirasi komitmen mereka
Orang cenderung akan berkomitmen hanya jika mereka memahami peran mereka dalam mengerjakan tanggung jawab dan mewujudkannya tujuan.
3. Libatkan pada level yang tepat
Penting untuk tetap terlibat dengan batasan yang cukup untuk memberikan dukungan dan akuntabilitas yang telah disepakati.
4. Berlatih berkata "ya", "tidak", dan "ya, jika..."
Mulailah dengan menilai dengan cermat setiap permintaan yang datang kepada Anda, dan sesuaikan permintaan tersebut dengan kontribusi Anda dalam tugas atau tanggung jawab tersebut. Yang dimaksud dengan permintaan di sini adalah permintaan pertolongan, saran, pendapat dan bantuan dari orang yang mendapatkan delegasi dari Anda.
Mendelegasikan tugas pastinya bukan pekerjaan yang mudah. Butuh jam terbang yang cukup tinggi untuk menjadi pendelegator yang sukses. Mulailah berlatih dari sekarang dan jadilah delegator yang ulung. n I-1
