Pertanyaan:
Bu Rossa, dua tahun terakhir ini kami merekrut cukup banyak karyawan baru. Sebagian besar adalah mereka yang baru lulus sarjana, namun hanya sedikit yang berasal dari fakultas yang diharapkan.
Untuk mempercepat penguasaan bidang pekerjaan, pimpinan perusahaan menugaskan kami untuk mengadakan on the job training (OJT). Mohon advisnya Bu Rossa.
Jawaban:
OJT bisa berarti dua hal, on the job training dan off job training. On the job training adalah proses pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang dilakukan di masa kerja yang dibimbing oleh karyawan senior atau karyawan yang sudah berpengalaman. Adapun off job training adalah metode pelatihan SDM dalam bentuk teori yang dibimbing oleh pakar dari luar perusahaan dan diselenggarakan di luar lokasi kerja atau di luar kantor selama jangka waktu tertentu.
Umumnya, perusahaan mengkombinasikan semua metode pelatihan sesuai dengan posisi dan kebutuhan kompetensi. Namun, tentu ada juga perusahaan yang cenderung memilih satu metode dibandingkan dengan metode lain. Keduanya tidak salah mengingat perusahaan yang lebih mengetahui kebutuhan dan kapasitas dukungan yang dapat diberikan untuk karyawan yang ingin mengembangkan kompetensinya.
Pengertian OJT
OJT adalah salah satu program yang dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi karyawannya. Umumnya, peserta OJT adalah karyawan di perusahaan penyelenggara, baik itu karyawan baru masuk maupun karyawan lama yang pindah divisi sehingga perlu memperkaya pengetahuan dan kompetensinya.
Dalam pelaksanaannya, karyawan peserta pelatihan OJT ini akan belajar dan mempraktikkan langsung dalam bidang pekerjaannya. Hal ini diharapkan akan mempercepat proses belajarnya.
Di akhir masa program, umumnya, peserta wajib mengikuti proses evaluasi terkait pembelajaran maupun hasil pekerjaannya untuk mengetahui efektivitas program.
Lalu apa perbedaan OJT dengan magang? Ada tiga perbedaan mendasar antara OJT dengan magang:
• OJT adalah pelatihan yang diberikan kepada karyawan tetap atau yang terikat kontrak dengan perusahaan sementara peserta magang tidak selalu terikat kontrak kerja dengan perusahaan,
• materi pelatihan dan cakupan pekerjaan untuk peserta OJT umumnya lebih fokus, hal ini berbeda dengan magang, dan
• peserta OJT belajar untuk meningkatkan performa kerjanya sementara peserta magang cenderung melakukan kegiatan pelatihan untuk kemudian dikonversi dalam SKS dan penilaian kampus.
Jenis-jenis OJT
Beberapa bentuk kegiatan OJT yang umum dilakukan adalah:
Coaching
Dalam metode ini, atasan atau karyawan senior memberikan pengetahuan atau instruksi kepada karyawan penerima pelatihan. Harapannya, melalui proses ini, karyawan yang dilatih dapat memiliki pengetahuan (dari instruksi) maupun keterampilan (melalui praktik langsung) yang dapat diterapkan setelah pelatihan.
Mentoring
Umumnya, pelatihan ini diberikan kepada karyawan di jenjang manajerial karena mentoring bukan hanya ditujukan untuk menurunkan keterampilan praktis namun juga soft skill. Selain itu, mentoring juga program jangka panjang dibandingkan dengan coaching.
Rotasi posisi
Rotasi antar divisi juga dapat menjadi salah satu cara untuk menjalankan pelatihan OJT. Tujuannya untuk memahami keterampilan dan latar belakang beberapa posisi terkait. Metode ini dapat mengeratkan kerja sama antar divisi sehingga kinerja yang tercapai lebih baik lagi.
Pelatihan instruksional pekerjaan
Dalam pelatihan ini, seorang pelatih merancang program pelatihan langkah demi langkah. Sementara itu, peserta akan diberikan instruksi sesuai tata cara yang ada. Di tahap awal, peserta akan dijelaskan mengenai gambaran umum pekerjaan bersama dan juga hasil yang ingin dicapai. Kemudian, peserta juga ditunjukkan keterampilan apa saja yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Peserta mengikuti instruksi untuk dapat mencapai keterampilan yang dibutuhkan. Di akhir pelatihan, peserta dievaluasi serta memberikan feedback dari hasil pelatihan yang dijalankan.
Understudy
Pelatihan OJT jenis yang satu ini umumnya dilakukan dengan peserta pelatihan menjadi 'bayangan' dari pelatihnya. Hal ini biasa dilakukan ketika peserta pelatihan OJT adalah pengganti pelatihnya yang mungkin akan pensiun atau mendapatkan promosi.
Apprenticeship
Jenis pelatihan ini umumnya diberikan kepada pekerja di bidang seni, keterampilan dan teknis. Sifatnya jangka panjang sehingga peserta pelatihan dapat menyamai keterampilan atau kemahiran pelatihnya.
Pelaksanaan "On the Job Training"
Menurut Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Kementerian Tenaga Kerja, pelaksanaan OJT berdasarkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 8 Tahun 2014. Di dalamnya, disebutkan bahwa OJT diberikan kepada karyawan yang telah menyelesaikan off the job training.
OJT harus dilaksanakan di bawah bimbingan seorang pendamping yang berasal dari perusahaan tempat Anda bekerja. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam persiapan dan pelaksanaan OJT seperti (I) indikator capaian kompetensi yang dipersyaratkan dalam OJT, (II) penetapan pendamping yang berasal dari perusahaan yang melaksanakan OJT, (III) penetapan pembimbing dari lembaga pelatihan (jika pelatihan dilakukan oleh lembaga), dan (IV) monitoring dan evaluasi peserta selama masa OJT.
Pelaksanaan on the job training dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Oleh karena itu, durasi pelaksanaan OJT antara tempat Anda bekerja tidak akan sama dengan perusahaan lain.
Setelah pelaksanaan OJT, Anda akan mendapatkan penilaian mengenai kompetensi dan kinerja selama pelaksanaan OJT. Dua penilaian itu meliputi (1) penilaian perilaku individu atau sikap kerja, dan (2) penilaian kemampuan teknis.
Selain itu, Anda juga akan mendapatkan sertifikat atau surat keterangan telah menyelesaikan OJT dari perusahaan atau pelaksana.
Manfaat OJT
Beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan setelah melaksanakan OJT:
• menurut hasil penelitian Jurnal Administrasi Bisnis, OJT dapat meningkatkan kinerja karyawan secara signifikan,
• OJT mudah dilaksanakan karena tidak perlu mengumpulkan karyawan dalam satu ruangan khusus untuk melakukan pelatihan,
• pelaksanaan OJT dapat dilaksanakan sembari karyawan yang terlibat sedang bekerja,
• perusahaan tidak perlu memangkas waktu kerja karyawan untuk melakukan pelatihan, sehingga membuat OJT memiliki efektivitas waktu.
• OJT melatih karyawan sesuai dengan kebutuhannya, sehingga membuat pelatihan terfokus secara efektif,
• bagi karyawan baru, OJT memungkinkan mereka untuk beradaptasi dengan cepat,
• dapat menjadi sarana team-building, terutama antara karyawan baru dan lama.
