Software HR adalah sebuah sistem yang diciptakan untuk mengolah dan menyimpan data sumber daya manusia dalam skala yang masif.
Data-data tersebut contohnya adalah absensi, jam lembur, cuti atau izin kerja, pembagian gaji, asuransi, pajak, dan hal-hal terkait produktivitas dan performa karyawan lainnya.
Meskipun software ini bisa menggantikan sebagian besar dari tugas tim HR, bukan berarti adanya software HR bisa menggantikan peran dari tim HR itu sendiri.
Software HR mempunyai tujuan utama untuk membantu tim HR perusahaan dalam mengolah data dari para karyawan dengan lebih cepat dan akurat, bukan menggantikannya.
Tim HR mempunyai berbagai macam tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia di perusahaan. Peran mereka sangat penting dan krusial untuk masa depan dari perusahaan itu sendiri.
Jadi, adanya software ini berguna untuk membantu memastikan pekerjaan tim HR lebih mudah dan akurat dibandingkan dengan menggunakan metode manual.
Fitur-fitur Utama dalam Software HR
1. Manajemen Waktu & Absensi
HR software mempunyai fitur utama untuk mencatat kehadiran dari setiap karyawan secara otomatis. HR software biasanya telah terintegrasi dengan sistem kehadiran biometrik yang mampu mencatat kehadiran setiap karyawan tanpa perlu dicatat secara manual menggunakan kertas atau spreadsheet.
Data-data yang tercatat terdiri dari kehadiran, jam kerja, jam lembur, dan cuti atau izin kerja. Semua data tersebut akan tercatat dalam sistem secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem payroll untuk menghitung jumlah gaji yang akan diterima setiap karyawan.
2. Manajemen Penggajian atau Payroll
Masih berhubungan dengan fitur yang pertama, fitur kedua dari HR software adalah manajemen penggajian.
Fitur ini merupakan salah satu fitur yang paling penting dan krusial karena pembagian gaji dalam perusahaan biasanya akan sangat kompleks. Hal tersebut dikarenakan setiap karyawan memiliki jumlah gaji, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda-beda.
Adanya fitur ini membuat tim HR tidak perlu kerepotan dalam menghitung gaji setiap karyawan, karena pembagian gaji tersebut telah dihitung secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, jam lembur, jumlah izin, pajak, dan kualitas kinerja dari setiap karyawan.
Slip gaji yang akan dibagikan kepada karyawan juga berbentuk digital dan mempunyai privasi yang lebih aman dan juga mudah untuk diakses.
3. Manajemen Rekrutmen
Fitur ketiga dari software HR adalah manajemen rekrutmen. Fitur ini berfungsi untuk membantu tim HR dalam menyusun setiap tahapan dan proses rekrutmen.
Dengan adanya fitur ini, tim HR tidak perlu kerepotan lagi menyusun verifikasi informasi, evaluasi kemampuan, wawancara, negosiasi, penerimaan, dan hal-hal yang berkaitan dengan rekrutmen karyawan lainnya.
4. Manajemen Keuangan
Fitur utama HR software yang selanjutnya berkaitan dengan berbagai pengeluaran yang dibutuhkan perusahaan untuk para karyawannya.
Fitur ini mampu membantu bagian administrasi perusahaan dalam membuat laporan terkait pengeluaran yang terjadi di perusahaan dari waktu ke waktu.
Hal ini berfungsi untuk memudahkan perusahaan dalam mengontrol biaya yang harus dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu.
5. Manajemen Pajak
Software HR juga mempunyai fitur utama manajemen pajak yang telah terlokalisasi. Semua informasi mengenai Pajak Penghasilan (PPh) karyawan seperti NPWP, BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan, sampai informasi mengenai lembaga keuangan yang dipakai setiap karyawan akan ditinjau secara otomatis melalui fitur ini.
6. Manajemen Evaluasi
Fitur utama selanjutnya adalah membuat proses evaluasi untuk setiap karyawan. Software HR mempunyai fitur ini untuk membantu tim HR dalam membuat lembar evaluasi yang nantinya akan dibagikan kepada setiap karyawan dalam jangka waktu tertentu.
Beberapa jenis evaluasi seperti skala peringkat, penilaian 360 derajat, evaluasi diri, dan sejenisnya bisa dikerjakan menggunakan fitur ini. Hal tersebut berfungsi untuk meninjau dan mengukur kinerja dari karyawan setiap bulannya dengan lebih mudah dan akurat.
7. Membuat Rekap
Fitur utama terakhir yang terdapat di software HR adalah membuat laporan rekap. Fitur ini bertujuan untuk membantu tim HR dalam membuat rekap laporan terkait kinerja dan produktivitas karyawan seperti kehadiran, pencapaian, gaji, pajak, pengeluaran, dan hal-hal lainnya dengan waktu yang lebih singkat.
Laporan ini juga bisa dibuat dengan berbagai macam format berbeda seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, diagram batang, dll.
Jenis-Jenis Software HR
Karena cakupan tugas tim HR yang sangat luas dan beragam, maka software HR juga mempunyai beberapa jenis berbeda. Perbedaan ini didasarkan pada seberapa kompleks tugas yang bisa dikerjakan software tersebut.
Mengetahui jenis dari software HR sangat berguna agar perusahaan dapat memilih jenis mana yang cocok untuk mereka gunakan sesuai dengan kebutuhan dan tugas tim HR dalam perusahaan tersebut. Jenis-jenis dari software HR adalah:
1. Human Resource Information System
Human Resource Information System (HRIS) adalah jenis pertama dan yang paling umum ditemukan. HRIS dibuat dengan sistem yang dirancang untuk mengelola data-data dari sumber daya manusia.
Dengan adanya sistem ini, tim HR perusahaan akan lebih mudah untuk mengolah informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja perusahaan.
HRIS dilengkapi dengan fitur-fitur umum dari HR Software seperti laporan sumber daya manusia, database, perekrutan, pelatihan, dan hal-hal lainnya untuk membantu tim HR dalam memantau kinerja para karyawan.
Fitur-fitur utama dalam Human Resource Information System (HRIS)
- Perekrutan
- Fungsi inti HR
- Perancangan Pelatihan
- Workflow Kinerja
- Layanan Mandiri (Self-Service)
- Laporan Rutin
2. Human Capital Management
Human Capital Management (HCM) adalah jenis HR software yang kedua. HCM mempunyai unsur-unsur dan fitur yang hampir sama dengan yang ada di HRIS, namun dengan pengembangan di beberapa fungsinya.
Salah satu kelebihan dari HCM yang tidak ada di HRIS adalah adanya sistem yang memungkinkan tim HR untuk mengelola karyawan dari berbagai penjuru dunia dengan bahasa dan mata uang yang berbeda.
Sistem HCM juga mempunyai fitur-fitur unggulan lainnya seperti perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kinerja dan produktivitas para karyawan.
Fitur-fitur lain yang terdapat dalam Human Capital Management (HCM)
- Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)
- Manajemen kinerja (Performance Management)
- Kontrol posisi
- Suksesi
- Perencanaan Gaji
- Management SDM Global
- Analisa Data
3. Human Resource Management System
Human Resource Management System (HRMS) adalah jenis terakhir sekaligus yang mempunyai fitur paling lengkap dibandingkan dua jenis lainnya.
HRMS mempunyai fitur yang mampu memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi dari setiap karyawan dalam waktu yang bersamaan.
HRMS juga memberikan fitur-fitur lainnya untuk kebutuhan perencanaan dan evaluasi perusahaan. Selain itu, HRMS juga mampu memberikan data-data karyawan dengan lebih detail dan terperinci.
Fungsi dan Manfaat dari Software HR
1. Memonitor Kinerja Karyawan
HR software memudahkan tim HR dalam memonitor kinerja para karyawan dan mengidentifikasinya apakah produktivitas karyawan tersebut bisa berkembang dari waktu ke waktu atau tidak.
Hal tersebut berguna untuk mengevaluasi kinerja para karyawan dan mengukur pencapaian mereka. Setelah adanya kesimpulan tersebut, tim HR dapat memutuskan apakah karyawan tersebut bisa dipromosikan atau di PHK sesuai dengan kebijakan yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.
2. Meningkatkan Keamanan Data
Data personal dari setiap karyawan mempunyai privasi yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh beberapa pihak yang bersangkutan saja. Hanya pihak-pihak yang berkepentingan saja yang mempunyai hak untuk mengakses data-data tersebut.
Adanya software HR berfungsi agar tim HR dapat mengontrol pihak mana saja yang bisa mengakses informasi tersebut. Hal ini berguna untuk mencegah terjadinya kebocoran dan pencurian data personal dari para karyawan.
3. Mengurangi Human Error
Masalah utama dari perhitungan data menggunakan cara manual adalah rentan terjadinya human error atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia.
Hal ini bisa membuat kepercayaan karyawan menurun dari waktu ke waktu dan merugikan perusahaan dalam jangka panjang. Adanya HR software berguna untuk meminimalisir hal tersebut, karena sebagian besar proses telah dilakukan oleh komputer.
4. Fleksibel dan Accessible
Data-data yang terdapat di HR Software juga bersifat digital dan bisa diakses kapanpun dan di mana pun secara online. Hal ini membuat data-data tersebut menjadi lebih aksesibel untuk diakses dan memudahkan tim HR dalam melakukan pemeriksaan data saat diperlukan.
Salah satu software hr yang tersedia di Indonesia dan terpercaya adalah Talenta. Talenta sudah terbukti banyak membantu pekerjaan tim HR dalam sulitnya memantau kinerja para karyawan.
Aplikasi Talenta juga memberikan otomatisasi yang meringankan pekerjaan tim HR karena semua akses dapat dijangkau melalui aplikasi yang bisa diakses secara online lewat smartphone atau komputer.
Talenta juga memberikan fitur-fitur yang sangat membantu tim HR dalam memantau para karyawan selama bekerja. Fitur-fitur tersebut diantaranya adalah:
- Absensi dan Data Kehadiran
Fitur absensi dalam talenta bisa dilakukan dengan sangat mudah. Karyawan bisa melakukan absensi secara mandiri dengan mengaktifkan fitur GPS pada ponsel mereka.
Tersedia juga fitur pengenalan wajah yang bisa memvalidasi absensi dari para karyawan. Fitur tersebut bisa digunakan tim HR untuk memantau apakah karyawan benar-benar melakukan tugasnya atau tidak.
- Pengajuan Cuti
Karyawan dapat dengan mudah mengajukan jadwal cuti melalui aplikasi talenta. Setelah itu, tinggal menunggu persetujuan atasan atau HR.
Hal tersebut tentunya juga memudahkan tim HR dalam memantau karyawannya yang ingin mengajukan cuti dengan lebih mudah.
- Penjadwalan Tugas
Fitur kalender dapat memberikan informasi kepada karyawan terkait jadwal pekerjaan mereka terkait jam kerja, jenis pekerjaan, dan lain-lain. Tim HR juga bisa memberikan tugas khusus kepada para karyawan melalui dasbor dari talenta.
Di sisi lain, karyawan dapat dengan mudah menemukan informasi tentang pekerjaan yang akan mereka lakukan di masa mendatang, yang tentunya juga memberikan kemudahan kepada para karyawan karena tidak perlu repot-repot bertanya tentang pekerjaan mereka.
- Pembayaran Uang Lembur
Karyawan juga bisa mendapatkan hak uang lembur secara otomatis dengan hitungan lembur dari aplikasi Talenta. Waktu lembur ini akan dihitung jika karyawan masih melakukan pekerjaannya setelah waktu yang sudah ditetapkan perusahaan.
- Sistem Payroll atau Gaji
Talenta memberikan fitur payroll atau gaji yang lebih praktis untuk tim HR dan karyawan. Hal tersebut karena HR tidak perlu mendata kembali absensi dari setiap karyawan, karena seluruh data kehadiran sudah terintegrasi dalam aplikasi ini. Pengiriman gaji melalui aplikasi talenta juga gratis dan tidak memiliki biaya admin.
- Mobile Self Service
Fitur ini memungkinkan tim HR untuk mengetahui informasi dari para karyawan yang hadir, izin, cuti dan lain-lain dengan cara menginstall aplikasi Talenta pada smartphone masing-masing karyawan.
Karyawan nantinya akan melakukan absensi berkala lewat aplikasi ini untuk nantinya dapat diketahui oleh perusahaan.
