Jika Anda memiliki sebuah perusahaan, sistem presensi apa yang akan Anda terapkan untuk karyawan? Jika Anda adalah seorang karyawan, sistem presensi apa yang lebih Anda sukai?
Umumnya, perusahaan menggunakan metode presensi konvensional untuk merekam kehadiran karyawan. Berkat teknologi, terciptalah mesin absensi yang menunjang pencatatan kehadiran karyawan seperti sistem kartu, sidik jari hinggaface-biometric.
Hanya saja, presensi konvensional memiliki kekurangan pada akurasi data. Tindakan kecurangan karyawan masih kerap ditemukan. Padahal, data presensi karyawan sangat penting untuk menghitung upah mereka setiap periodenya. Oleh sebab itu, inovasi terus dilakukan hingga saat ini dikenal sistem presensi online dimana karyawan bisa melakukan presensi berbasismobile.
Apa Itu Aplikasi Presensi Online?
Aplikasi presensi online merupakan sebuah sistem manajemen kehadiran karyawan yang dikelola online dan dapat diakses melalui gawai. Karena berbentuk aplikasi, aplikasi presensi online memungkinkan karyawan untuk mencatatkan kehadiran mereka di berbagai titik, tanpa harus datang ke kantor.
Absensi sendiri sangat penting bagi perusahaan, sebab datanya akan digunakan untuk dasar penggajian karyawan, dasar pemberian cuti karyawan dan sebagai database karyawan selama bekerja.
Aplikasi presensi berbasismobilesangat fleksibel untuk digunakan dan sesuai dengan situasi dunia saat ini yang menuntut semua karyawan tetap produktif meski tidak harus berada di dalam kantor.
Dengan menerapkan absen online, Anda akan memperoleh berbagai keuntungan dalam pengelolaan karyawan, terutama berkaitan dengan kepersonaliaan.
Mengapa Penggunaan Presensi BerbasisMobileLayak untuk Dipertimbangkan?
Mari mengenal lebih jauh tentang aplikasi presensi online. Anda perlu mengetahui apa yang membuat sistem presensi online harus digunakan. Berikut alasannya:
1. Memiliki Fitur yang Lengkap dan Anti Ribet
Aplikasi presensi online memiliki fitur yang lengkap untuk menunjang absen digital. Padadashboardtersedia fitur unggulandaily attendancedi mana karyawan bisa mengunggah selfie dan live spot sebagai bukti kehadiran. Divisi HR selaku admin bertugas memantau dan memberikan approval.
Jika Anda berpikir aktivitas absen online akan ribet, sama sekali tidak. Fitur yang lengkap bisa dinikmati dalam satu aplikasi yang sudah dirancang ramah pengguna berbagai usia dan berbagai spesifikasi gawai, jadi akan praktis banget!
2. Cocok Digunakan untuk Berbagai Sistem Kerja
Perusahaan Anda memberlakukan sistem bekerja jarak jauh, sistemhybridhinggaremote working?Tak masalah! Absen online bisa menyesuaikan berbagai sistem yang diterapkan di perusahaan dan instansi Anda. Bahkan bisa mendukung sistem shift juga. Fleksibilitas absen digital sudah tak diragukan lagi.
3. Data Tersimpan Aman dan Tersaji Akurat
Selain takut ribet, sebagian orang khawatir akan jaminan keamanan data mereka. Aplikasi presensi berbasismobiledidukung sistem keamanan SSL(Secure Socket Layer)yang mampu melindungi data sensitif karyawan. Semua data tersimpan aman dalamcloudterpercaya.
Selain itu, mobile absensi terhindar dari risikohuman errorakibat salah perhitungan. Rekapitulasi kehadiran karyawan dilakukan otomatis, sehingga Anda bisa langsung mengakses laporan rekapannya didashboardadmin.
4. Memangkas Budget Operasional Perusahaan
Hal yang paling menarik dari presensimobileadalah kemampuannya dalam menghemat biaya perusahaan untuk pengadaan mesin absensi. Cara tersebut tentunya tidak murah, apalagi jika Anda memiliki banyak cabang perusahaan. Presensi bisa dilakukan dalam genggaman tangan saja dan budget tersebut bisa dialihkan untuk keperluan lainnya.
5. Terintegrasi Langsung dengan Sistem Penggajian
Data-data kehadiran yang terdapat dalam aplikasi presensi online terintegrasi dengan sistem payroll, sehingga mempermudah penghitungan dan pendistribusian upah karyawan otomatis. Hal ini akan mempermudah pekerjaan HR dalam administrasi penggajian.
6. Hal yang Dibutuhkan Sebelum Menggunakan Presensi Online
Apakah Anda sudah mulai tertarik mencoba aplikasi presensi online? Jangan lupa perhatikan hal berikut sebelum melakukan instalasi aplikasi presensi online pada perusahaan Anda :
- Menentukan Kebijakan Perusahaan yang Mendukung
Sebelum menggunakan presensi online, pastikan perusahaan Anda sudah mempersiapkan kebijakan yang mendukung. Misalnya bagaimana sistem kerja di perusahaan, kapan jam masuk dan jam pulang, bagaimana sistem lembur dan shift karyawan dan pada titik mana saja karyawan diizinkan untuk melakukan absensi. Absensimobileakan menyesuaikan kebijakan perusahaan Anda.
- Persiapkan Dana dan Data yang Diperlukan untuk Implementasi Sistem
Penggunaan absen online biasanya dikenakan biaya langganan, namun jangan khawatir, dananya lebih terjangkau. Anda bisa menyiapkan data guna membuat akun khusus untuk admin perusahaan sepertiusernamedanpassword. Jika mengalami kendala, manfaatkan layanan bantuan dan konsultasi yang tersedia.
- Sosialisasikan Kebijakan kepada Karyawan
Berikan pengarahan dan sosialisasi terhadap karyawan setelah semua selesai disusun. Mulai dari sistem presensi terbaru, perekaman wajah, cara penggunaan dan tanya jawab apabila ada yang tidak mereka mengerti. Untuk awal-awal, Anda bisa melakukan uji coba dulu agar dapat mengevaluasi kebijakan yang sudah disusun sebelumnya.
- Keunggulan Absensi Berbasis Web
Sebelum mengetahui lebih jauh tentang aplikasi presensi online berbasis web, sebagai pemilik bisnis maupun HRD, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu manfaat menggunakan aplikasi presensi online, berikut di antaranya:
- Akurasi data lebih tinggi. Aplikasipresensi onlinemengandalkan jaringan internet dan GPS. Absensi berbasis GPS menjadikan pencatatan kehadiran lebih akurat dan bisa tersinkronisasireal-time.
- Praktis digunakan. Karyawan bisa mencatatkan kehadiran melalui ponsel masing-masing. Sangat membantu untuk mengelola karyawan yang bekerja dari jarak jauh, sehingga cocok untuk beragam sistem kerja.
- Perampingan pekerjaan administratif. Tidak ada lagi tugas melakukan rekapitulasi kehadiran, sebab sudah direkap otomatis secara online. Waktu habis untuk rekap manual pun bisa dipangkas dan dialihkan pada tugas lainnya.
- Penghematan biaya. Biaya berlangganan jauh lebih hemat dibandingkan mengadakan mesin absensi, terlebih jika perusahaan memiliki banyak cabang. Aplikasi presensi online cukup diunduh di ponsel masing-masing saja.
Rekomendasi Aplikasi Presensi Online Berbasis Web Terbaik
Simak rekomendasi aplikasi presensi online berbasis web terbaik yang bisa Anda andalkan:
1. Aplikasi PresensiOnline Talenta by Mekari
Salah satu aplikasi presensi online gratis yang bisa Anda coba adalah Talenta by Mekari. Aplikasi ini menyediakan layanan absensi digital "selfie" yang digabungkan dengan teknologi GPS. Pencatatan kehadiran pun jadi lebih akurat dan tersimpan dalam sistemcloudberkeamanan tinggi. Rekapitulasi kehadiran sudah dibuat otomatis, Anda hanya perlu klik saja.
Sistem absensi berbasis web, Talenta by Mekari, tak hanya mengelola kehadiran saja, namun juga untuk menangani tugas lain yang menunjang produktivitas karyawan, seperti melacak waktu, mengatur berbagai pola shift dengan mudah, hingga monitoring kunjungan klien di lapangan.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halamanrecruitment,halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
-
-
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
-
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif danResponsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai presensi online yang dapat membantu memproses slip gaji dengan mudah.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal sistem informasi kepegawaian dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
2. MyHR Toolkit
Attendance management softwarebagus untuk menyimpan semua data administrasi pegawai. MyHR Toolkit memungkinkan Anda memantau kehadiran karyawan secarareal-time,termasuk saat mereka tidak hadir karena sakit, izin, cuti, dan liburan.
3. E-Days
Aplikasi E-Days membantu Anda menangani ketidakhadiran, merencanakan pekerjaan ke depan, serta mengidentifikasi dan mencegah waktu cuti yang tidak terjadwal.
4. Waktoo
Aplikasi presensi online dan monitoring karyawan ini menyajikan fitur yang terbilang lengkap. Proses presensi Waktoo dan pengajuan ketidakhadiran bisa diproses dengan cepat.
5. Timeoff Management
Tampilan data dalam fitur kalender Timeoff Management akan membantu Anda dalam memproses pengajuan cuti karyawan untuk menghindari bentrokan permintaan izin dan risiko kekurangan karyawan pada musim cuti.
6. TimeTac
Fitur utama TimeTac adalah pemantauan kehadiran, pelacakan waktu karyawan dan proyek, serta manajemen cuti. Solusi pelacakan waktu pada aplikasi ini cocok untuk berbagai skala bisnis.
7. actiPLANS
Aplikasi actiPLANS memiliki fitur unggulanleave request managementyang menyederhanakan pengajuan ketidakhadiran karyawan. Sehingga tak perlu lagi menggunakan e-mail dan spreadsheet Excel untuk validasi data.
8. TimeTrex
Ini merupakan aplikasi presensi online yang tidak membatasi jumlah karyawan, waktu, dan ataupun pengguna. Ada sejumlah fitur menarik dalam aplikasi ini. Salah satunya adalah modul khusus untuk penjadwalan karyawan, penggajian dan perhitungan pajak, serta data absensi karyawan (mencakup lembur dan liburan).
Aplikasi ini akan maksimal jika kamu memakainya di PC, terutama untuk PC Windows, Linux, dan Mac. Kalau dirasa repot, kamu juga bisa memakainya lewat ponsel pintarmu. Kamu bisa mengunduh aplikasi ini di Play Store.
9. Time Clock MTS
Aplikasi yang satu ini bisa kamu pakai dalam versi gratis maupun berbayar. Aplikasi ini bisa dipakai untuk beragam hal yang berkaitan dengan data dan absensi karyawan, mulai dari permintaan cuti hingga daftar hadir karyawan.
Aplikasi ini bisa kamu atur untuk sejumlah metode absensi, entah itu metode sidik jari maupun webcam. Dalam versi gratis, aplikasi ini bisa membantu HRD mengelola dan melacak tiga orang karyawan.
Bila ingin lebih, kamu bisa meningkatkan ke versi berbayar dengan mengeluarkan kocek sekitar 79 dollar. Adapun untuk mengunduhnya, kamu bisa datang langsung ke situs resminya.
10. PHP Timeclock
Aplikasi yang sudah ada sejak 2006 ini memiliki tampilan yang cukup sederhana. Kendati begitu, aplikasi ini sangat efektif bila digunakan. Tak hanya mendata kehadiran karyawan, aplikasi ini juga dapat membantu HRD untuk melacak waktu kerja, istirahat, dan liburan para karyawan.
Aplikasi ini memiliki fiturreportingyang dapat membantu HRD menggolongkan karyawan berdasarkan indikator tertentu, mulai dari departemen atau divisi yang menaungi mereka, hingga kantor tempat mereka bekerja.
